Die Kurz-Checkliste
Mit Webkonferenzsysteme wie z.B. Zoom, Skype, MS Teams oder Jitsi können Diskussionen im virtuellen Raum durchgeführt werden. Dabei sind einige Punkte zu beachten.
Vorbereitung
- Technik testen: Funktioniert Ihr Headset, Ihre WebCam, Ihr Mikrofon?
- Struktur: Eine Traktandenliste bzw. Agenda mit den Besprechungspunkte verschicken
- Einladung: Den korrekten Link zum Webkonferenzsystem per Email oder direkt aus dem System verschicken.
- Informed Consent: Falls das Meeting aufgenommen werden soll, vorher darüber informieren und bis zu einem Stichtag Einwände zulassen.
Einstieg
- Begrüssung: Zweck des Meetings und Ablauf kurz wiederholen, alle Mikros auf stumm stellen lassen, wenn verfügbar Headset/Kopfhörer tragen
- Ablauf: Diskussionsregeln (vgl. unten) durchgeben
- Protokollführung: Bei Bedarf bestimmen
- Record: Aufnahmeknopf drücken, falls Aufnahme vereinbart ist
Moderation
- Führung übernehmen: Je grösser die Gruppe, desto straffer muss moderiert werden
- Diskussionsregeln: Nur eine Person spricht, Wort beantragen mit Handaufhalten vor Videokamera oder mit Klick auf die Funktion im Konferenzsystem, Zustimmung per Kopfnicken, alternativ mit dem Klick auf "Zustimmung" (thumbs up)
- Überblick behalten: Durch gezielte Aufforderungen Ausgleich in den Wortmeldungen gewährleisten, Zeitbudget beachten
Tipps
- Um die Performance des Systems zu schonen, können wahlweise Mikrofon oder WebCam ausgeschaltet werden, wenn sie nicht benötigt werden.
- Manche Werkzeuge ermöglichen einen parallelen schriftlichen Chat. Setzen Sie zwei Personen ein, die laufend den Chat auswerten und übergeben Sie ihnen in regelmässigen Abständen das Wort, damit sie die wichtigsten Anmerkungen und Fragen im Plenum einbringen
- Zeigen Sie wichtige Illustrationen an Ihrem Bildschirm mit der Funktion «Bildschirm teilen» (screen sharing).
- Weitere Hinweise für Online-Meetings finden Sie hier.
